Börsenblatt für den deutschen Buchhandel : 28.08.1912

^ 200, 28. August 1912. Nichtamtlicher Teil. Börsenblatt f. 0. Dtschn. Buchhandel, 9863 Nichtamtlicher Teil. Von der Führung der Portokasse. Es dürfte interessant sein festzustellen, in wieviel Ge schäften die Portokasse derart geführt wird, daß sie zu keiner Beanstandung Veranlassung gibt. Und in wieviel Geschäften, wo man mit der Führung der Kasse zufrieden ist, mögen sich noch unbemerkt beabsichtigte oder unbeabsichtigte Fehler er geben! Meist ist und bleibt die Portokasse das Schmerzens kind der Geschäftsführung, nicht nur weil sie für recht viele Angestellte die Klippe war, an der sie scheiterten, sondern auch weil es mit der Kontrolle der Kasse recht schlimm bestellt ist. Größtenteils wird das Portobuch in der Weise geführt, daß auf der Sollseite alle Geldbeträge, die ihr von der Hauptkasse zukommcn, notiert werden, während man auf der Habenseite alle ausgehenden Postsachen bucht und die Frachtbriefe no tiert. In vielen Geschäften dient die Portokasse gleichzeitig zur Führung der kleinen Kasse, die alle Ausgaben bestreitet, welche wegen ihrer Höhe für die Hauptkasse nicht in Frage kom men, sondern erst am Schlüsse des Monats als Gesamtbetrag weitergegeben werden. Beim Abschluß mutz dann der Be stand an Marken und an Bargeld zusammen mit den Aus- gangsbuchungen usw. gleich der Summe der empfangenen Gelder und dem übertrage vom vergangenen Monate sein. Stimmt dieses, ist auch die Kasse in Ordnung, wenigstens nimmt es ein gutmütiger Geschäftsleiter an. In manchen Ge schäften ist es sogar Brauch, datz die ausgehenden Sendungen überhaupt nicht gebucht werden, sondern datz auf der einen Seite des Buchs nur die Geldeingänge, auf der anderen Seite die Ausgaben für Marken, Fracht usw. stehen. Dann mutz beim Abschluß nur die Summe der Ausgaben und des noch vorhandenen Geldes mit dem eingegangenen Gelde überein stimmen. Datz eine solche Führung kein Ideal ist, braucht kaum besonders betont zu werden. Die Frage ist nur, wie eine bessere Führung der Portokasse erzielt werden kann. Daß auf der einen Seite die Eingänge gebucht werden, bedarf keiner Ände rung, weil eine solche kaum eine Verbesserung sein würde; dagegen beginnen die Schwierigkeiten sofort mit der Buchung der Postausgänge. Ist es vorteilhaft oder notwendig, jede einzelne Marke genau zu buchen, um ihren Verbrauch kontrol lieren zu können? Eine bestimmte Antwort darauf kann nicht gegeben werden, weil die Entscheidung nur von Fall zu Fall möglich ist. Das gleiche wird auch von den folgenden Vor schlägen gelten; der Leser möge deshalb nur das Gute daraus entnehmen, das er für seine Zwecke brauchen kann. Die ein zelne Buchung erfordert eine sehr große Arbeit, besonders wenn bei jeder Sendung dazugeschrieben wird, was sie ent hält und wohin sie geht. Würde z. B. für eine unwichtige Postkarte notiert werden müssen: l P.-K. nach Leipzig 5 H, so bedeutet diese Buchung bereits bei einem Ausgange von 30 oder 40 Postsachen eine große Arbeitsleistung, die außer dem für eine Kontrolle noch ohne Wert ist, weil in das Porto buch natürlich auch Sachen eingetragen werden können, die möglicherweise gar nicht fortgehen. Nur in kleinen Geschäften, wo der Besitzer seinen Postausgang ganz genau kennt, ist diese Buchung eine Kontrolle, aber in dem Falle ist der Geschäfts leiter meist gleichzeitig Führer der Portokasse. Wenn in großen Geschäften die Ausgänge einzeln gebucht werden, ge schieht es zumeist, um eine Kontrolle des Abgangs der Sen dung zu haben. Die Prüfung, ob alle Eintragungen richtig sind, ist nur dann möglich, wenn sie an Hand der Postsachen bor genommen wird. In der Praxis dürfte diese Einzelaufführung nicht besonders vorteilhaft sein, selbst wenn die Arbeitszeit und das für die Eintragung gebrauchte Papier nicht gerechnet werden. Geht ein Brief, eine Postkarte oder eine Drucksache ver loren, so nützt auch die Angabe, datz das Poststück an dem be stimmten Tage frankiert wurde, praktisch recht wenig. Es kann ebensogut auf dem Wege zur Post oder auf der Post ver lorengegangen sein, die ja bei diesen Sendungen sowieso nicht für die Beförderung haftet. Ein Ausweg scheint mir, wenn die Buchung der kleineren Postsachen summarisch erfolgt, da gegen die Postpakete einzeln eingetragen werden. Bei ihnen kommt es tatsächlich recht oft vor, datz Fehlmeldungen ein- treffen, und bei der Anfertigung eines Laufzettels läßt sich bei der Angabe des durch die Buchung festgehaltenen Datums viel eher etwas erreichen, als wenn man wegen des Absen dungstermins nicht ganz bestimmte Mitteilung machen kann. In vielen Geschäften geschieht die Portobuchung in der Weise, datz nicht nach der Art der Poststücke getrennt wird, sondern die Sendungen an der Stelle, wo die Marken aufgeklebt wer den, einen Vermerk haben, auf Konto welches Verlagswerkes sie gehören, damit die Buchhaltung bei der Verarbeitung der Portokasse genau weiß, welchem Konto die Beträge zu belasten sind. Eine besondere Rubrik für alle Sendungen, deren Porto zurückbergütet wird, weil es dem Empfänger belastet wird, dürfte sich bei einer guten Buchführung ersparen, wenn auch die Ansichten über diesen Punkt noch recht verschieden sind. Dem Schreiber dieser Zeilen will es scheinen, als genügte es vollkommen, wenn beim Eingang der Zahlungen für die Sen dungen mit Portoberechnung ein Unterschied gemacht wird, indem bei der Gutschrift des Betrags die Summe für die Ware selbst und die für das Porto besonders angegeben wird. Doch das sind Fragen der Buchführung, die den Rahmen dieser Ar beit überschreiten. Vielleicht ist es dagegen vorteilhaft, noch ein paar Be merkungen über die beste Erledigung der Postabfertigung für große Betriebe zu machen. Dabei sei vor allen Dingen daraus Rücksicht genommen, datz die Portokasse nur vollkommen ist, wenn sie mit einer sicheren Kontrolle verbunden wird. Die Bureautechnik hat eine ganze Reihe von Maschinen erfunden, die die gesamte Tätigkeit der Frankierung und der Kontrolle abnehmen sollen. Die Praxis hat gezeigt, datz wir dem Ideal einer solchen Maschine zwar sehr nahe gekommen sind, datz es aber noch nicht vollständig erreicht ist. Es gibt Maschinen, wie die »Poko«- und die »Michelius«-Apparate, die die Postsachen selbsttätig frankieren. In einem Gehäuse sind vier oder fünf verschiedene Markensorten von je 1000 Stück auf Rollen mon tiert eingekapselt. Durch einen Hebel- und Tastendruck wird die gewünschte Marke von der Rolle abgelöft, gezählt, angefeuchtet und aufgeklebt. Sind zwei oder drei verschiedene Marken sorten anzubringen, so läßt sich auch dies leicht ermöglichen. Wichtig ist es, daß an dem Apparat außerdem noch eine Vor richtung angebracht ist, die die Zahl sämtlicher frankierter Postsachen registriert und zählt. Die Apparate versagen zu meist, wenn es sich darum handelt, stärkere Postsachen zu frankieren oder Gegenstände zu bekleben, die entweder nicht flach sind oder vor stärkerem Druck geschützt werden sollen. Rollen und Pappschachteln werden deshalb besser mit der Hand frankiert. Die Fabrikanten der Markenfrankierapparate behaupten meist, datz durch ihre Apparate eine vollständige und automatische Kontrolle möglich wäre. Dem ist, wie die Praxis beweist, nicht immer so. In den Apparat können z. B Privatbriefe eingelegt werden, es können Kuverts ohne Inhalt unter die anderen Postsachen gemischt sein, die Wasserzusuhr kann abgestellt werden, so datz dadurch die Entwendung von losen Marken möglich ist, nsw. Auf jeden Fall mutz unbedingt eine zweite Person alle Postsachen einzeln durchsehen, zählen und möglicherweise auch noch mit der Eintragung vergleichen. Ein zweiter Weg der Kontrolle ist durch die Verwendung von Kontrollstempeln möglich. Das Verfahren setzt ein, wenn die Post entweder mit der Hand oder durch einen Apparat 1285»